Cómo estandarizar y automatizar procesos para el éxito de tu empresa
No es lo mismo estandarizar y automatizar. Son conceptos diferentes, pero ambos te permiten mejorar, reducir errores y liberar tiempo.
La estandarización es establecer y documentar un procedimiento o método específico que debe seguirse de manera consistente y eficiente para realizar una tarea o actividad. Es importante asegurarse de que todos los colaboradores sigan el mismo procedimiento o método para garantizar la calidad de los productos o servicios.
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Por otro lado, la automatización implica el uso de tecnología y sistemas para realizar tareas o procesos de forma automática sin intervención humana. Si automatizas podrás agilizar procesos, reducir errores y aumentar la productividad al eliminar tareas manuales repetitivas.
Para estandarizar y automatizar procesos en tu empresa es necesario definir los pasos para hacer una tarea o actividad. Ya que tengas tu método o procedimiento es fundamental documentarlo y buscar automatizarlo con el uso de tecnología. En el ámbito empresarial puedes automatizar procesos industriales, logísticos y administrativos.
Estandarizar y automatizar para agilizar procesos y reducir errores
La estandarización y automatización de procesos es clave para el crecimiento de tu negocio. Podrás mejorar lo que haces si estableces y documentas procedimientos y normas claras para realizar tareas específicas. Tus colaboradores sabrán claramente cómo realizar sus funciones.
Aquí te presentamos 3 pasos para la estandarización y tres pasos para la automatización. Si los aplicas podrás hacer más eficiente la operación de tu negocio y reducir errores. Al estandarizar y automatizar procesos podrás simplificar tareas repetitivas, mejorar la eficiencia operativa y liberar tiempo para actividades más estratégicas o creativas.
3 pasos claves para estandarizar
Para garantizar la consistencia, la eficiencia y la calidad en las operaciones de tu negocio, aquí te dejamos tres pasos clave para implementar la estandarización:
1. Identificar procesos y procedimientos
El primer paso es identificar los procesos y procedimientos que deseas estandarizar en tu empresa. Esto puede incluir desde tareas operativas diarias hasta protocolos de seguridad, políticas internas o métodos de trabajo específicos.
2. Documentar y establecer estándares
Una vez identificados los procesos, es fundamental documentar detalladamente cada paso y establecer estándares claros y medibles para su ejecución. Esto puede incluir la creación de manuales de procedimientos, listas de verificación, formularios estandarizados o instrucciones paso a paso.
3 pasos claves para automatizar
Para implementar la automatización en un proceso o sistema, puedes seguir los siguientes tres pasos:
1. Identificar las tareas a automatizar
El primer paso es identificar las tareas repetitivas, manuales y susceptibles de automatización en el proceso o sistema que deseas mejorar. Es importante analizar detenidamente cada tarea para determinar cuáles son candidatas ideales para la automatización.
2. Seleccionar la herramienta o tecnología adecuada
Una vez identificadas las tareas a automatizar es necesario seleccionar la herramienta o tecnología adecuada para llevar a cabo la automatización. Esto puede incluir software de automatización de procesos (RPA), sistemas de gestión empresarial (ERP), plataformas de flujo de trabajo, entre otros. Es importante elegir una solución que se adapte a las necesidades específicas del proceso y que sea fácil de implementar y utilizar.
3. Implementar y probar la automatización
Una vez seleccionada la herramienta o tecnología, lo siguiente es implementar la automatización en las tareas identificadas. Es importante realizar pruebas exhaustivas para asegurarse de que la automatización funcione correctamente y cumpla con los objetivos establecidos. Durante esta etapa también es fundamental capacitar al personal involucrado en el uso de la nueva herramienta y realizar ajustes según sea necesario.
FUENTE: Calva Tapia, Estivaly. ''Cómo estandarizar y automatizar procesos para el éxito de tu empresa'' Emprendedor.com. 03/05/2024. (https://emprendedor.com/como-estandarizar-y-automatizar-procesos-para-el-exito-de-tu-empresa/).
