Documentos, Casos y Registros
Mantén cada documento conectado con el trabajo que respalda.
AF Global conecta documentos, casos, responsables, plazos y decisiones para que la información permanezca controlada durante toda la operación.
Documents on a case timeline
Problema
Cuando los documentos viven fuera del proceso, se pierde el control.
- Documentos en carpetas compartidas
- Casos gestionados por correo
- Múltiples versiones
- Evidencia difícil de reconstruir
- Documentos separados de responsables y decisiones
- Duplicidad física y digital
- Control de acceso limitado
- Historial de caso incompleto
- Ruteo manual de correspondencia
- Auditorías que exigen reconstrucción manual
Resultado AF
Los documentos se vuelven activos operativos controlados.
AF convierte documentos y casos en activos operativos controlados, conectados con los procesos y decisiones que les dan sentido.
Capacidades
Lo que AF reúne en esta solución.
Gestión de Casos
- Registro del caso
- Asignación
- Estado
- Responsables
- Plazos
- Historial completo
Gestión Documental
- Captura
- Clasificación
- Metadatos
- Versiones
- Acceso
- Consulta
Correspondencia
- Recibida
- Enviada
- Interna
- Registro
- Distribución
- Seguimiento
Evidencia y Auditoría
- Documentos
- Decisiones
- Tareas
- Responsables
- Marcas de tiempo
- Trazabilidad completa
Conexión con el Proceso
- Documentos requeridos por tareas
- Documentos generados por procesos
- Aprobaciones
- Notificaciones
- Integraciones con sistemas
Expedientes y Retención
- Expedientes electrónicos
- Estructuras de clasificación
- Reglas de retención
- Transferencias
- Disposición final donde se configure
Cómo entrega AF
Cómo la información recorre un ciclo controlado.
- 01
Recibir o crear información
- 02
Registrar y clasificar
- 03
Conectar con un caso o proceso
- 04
Asignar responsabilidad
- 05
Controlar acciones y plazos
- 06
Generar o recopilar evidencia
- 07
Cerrar, conservar y consultar
Ecosistema
Cómo los productos de AF entregan esta solución.
No todo proyecto requiere todas las compañías o productos. AF compone la combinación adecuada a cada contexto.
Document & Case Management Solution
Resultado operativo y de negocio
Intelligent SGDEA
Control documental y de expedientes
BPMS.Ai
Orquestación de casos y flujos
Portals and integrations
Captura y conexión de información
AF Global
Diseño, implementación y operación
Casos de uso
Dónde se aplica gestión documental y de casos.
Casos de clientes
Recepción, resolución e historial completo.
Expedientes de proveedores
Documentos de vinculación, obligaciones y actualizaciones.
Expedientes contractuales
Ciclo de vida contractual con hitos y evidencia.
Reclamaciones
Reclamaciones estructuradas con decisiones y trazabilidad.
Casos legales y de cumplimiento
Casos sensibles con acceso controlado y evidencia.
Documentación de empleados
Expedientes de RRHH con retención y controles de privacidad.
Correspondencia
Recibida, enviada e interna, conectada a los casos.
Solicitudes ciudadanas
Solicitudes públicas con resolución trazable.
Registros de calidad
Registros vinculados a controles y evidencia auditable.
Evidencia operativa
Adjunta a procesos para reconstrucción posterior.
Preguntas
Preguntas frecuentes — Documentos, Casos y Registros.
¿Esta solución es solo para gobierno?
¿Se requiere SGDEA en todo proyecto?
¿Pueden seguir usándose repositorios existentes?
¿Puede la solución gestionar casos y documentos juntos?
¿Los permisos pueden variar por rol, empresa o caso?
¿AF puede migrar información existente?
Habla con AF
¿Qué documentos o casos deberían dejar de vivir fuera de la operación?
Describe el tipo de información involucrada — un especialista de AF orientará el mejor enfoque.
¿Ya eres cliente de AF?
Las solicitudes de soporte se atienden en el Portal de Clientes — no en este formulario.
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