Un producto de AF Global
Gestiona los documentos como parte de la operación, no por fuera de ella.
AF Global conecta documentos electrónicos, registros, expedientes, correspondencia y reglas de retención con los procesos, personas y decisiones que los producen.
SGDEA Inteligente de AF Global
Documentos, expedientes y correspondencia electrónicos
- Documentos
- Expedientes
- Correspondencia
- Retención
- Auditoría
- Integración
La brecha
Un repositorio no crea gobierno documental.
Problema
Problemas documentales frecuentes
- Documentos separados de los procesos
- Clasificación manual
- Metadatos incompletos
- Múltiples versiones no controladas
- Reconstrucción difícil de expedientes
- Trazabilidad limitada
- Duplicación física y digital
- Reglas de retención no conectadas a la operación
- Evidencia de auditoría difícil
Resultado AF
Los documentos donde deben estar: en la operación.
Cada documento permanece conectado al proceso que lo originó, al responsable, al expediente y a la evidencia institucional — con reglas de retención que siguen al trabajo, no a la carpeta.
Capacidades
Lo que aporta el SGDEA Inteligente de AF Global.
Documentos y Registros Electrónicos
- Registro
- Captura
- Clasificación
- Metadatos
- Indexación
- Consulta
Expedientes Electrónicos
- Creación de expedientes
- Relaciones entre documentos
- Historial cronológico
- Responsables
- Estado y evidencias
Correspondencia
- Correspondencia recibida
- Correspondencia enviada
- Comunicaciones internas
- Radicación digital
- Asignación y distribución
Retención y Disposición
- Tablas de retención
- Estructuras de clasificación
- Reglas de conservación
- Transferencias
- Disposición final
Seguridad y Trazabilidad
- Roles
- Permisos
- Historial de auditoría
- Control de versiones
- Evidencia de acceso
- Controles de integridad documental
Integración con Procesos
- Documentos generados por flujos
- Documentos recibidos por portales
- Documentos requeridos por tareas y aprobaciones
- Notificaciones y acuses
- Conexiones con sistemas institucionales existentes
Cómo funciona
El ciclo de vida documental — un flujo continuo.
- 01
Crear o recibir
Captura digital desde cualquier fuente.
- 02
Clasificar
Metadatos y categoría aplicados.
- 03
Relacionar con proceso o expediente
Vinculado al trabajo que lo originó.
- 04
Controlar y utilizar
Control de versiones y acceso durante su uso.
- 05
Conservar
Tabla de retención aplicada.
- 06
Transferir o disponer
Disposición final por reglas.
- 07
Auditar y consultar
Trazabilidad completa preservada.
Diferenciación
Los documentos son más valiosos cuando permanecen conectados.
Los documentos generan mayor valor cuando permanecen conectados con el proceso, la decisión, el responsable y la evidencia institucional que les dio origen.
Diferente de
Carpetas compartidas
Diferente de
Repositorios aislados
Diferente de
Visores básicos
Diferente de
Sistemas documentales desconectados de los flujos
Aplicaciones
Contextos de gobierno y empresa.
Gobierno
Expedientes electrónicos
Expedientes institucionales completos con evidencias.
Correspondencia
Recibida, enviada e interna.
Actuaciones administrativas
Actuaciones trazables con retención.
Servicios al ciudadano
Documentos vinculados a casos ciudadanos.
Expedientes contractuales
Contratos, anexos e hitos.
Evidencias de auditoría
Historial operativo reconstruible.
Empresa
Contratos
Ciclo de vida contractual completo con documentos.
Expedientes de proveedores
Habilitación, certificaciones y registros.
Documentación de empleados
Expedientes de personal con retención.
Casos de clientes
Expedientes de caso con evidencias.
Registros de calidad
Evidencias de calidad trazables.
Evidencias operativas
Soporte para auditorías y revisiones.
Relación con BPMS.Ai
Dos productos distintos. Un mismo tejido operativo.
Intelligent SGDEA by AF Global
Control documental y de registros
BPMS.Ai
Orquestación de procesos y flujos
AF Global
Documentos conectados a la ejecución operativa
SGDEA Inteligente es un producto distinto para control documental y de registros — no es un módulo de BPMS.Ai ni una compañía legal separada.
Nota de cumplimiento
La solución ofrece capacidades que respaldan el gobierno documental, la trazabilidad y los controles institucionales. El nivel final de cumplimiento depende de la configuración, el alcance de implementación, las prácticas organizacionales y la normativa aplicable.
Preguntas
Preguntas frecuentes.
¿Es un repositorio de documentos?
¿Garantiza el cumplimiento legal?
¿Es un módulo de BPMS.Ai?
Habla con AF
¿Dónde están generando los documentos riesgo operativo o trabajo innecesario?
Cuéntanos tu desafío de gestión documental — un especialista de AF hará seguimiento.
¿Ya eres cliente de AF?
Las solicitudes de soporte se atienden en el Portal de Clientes — no en este formulario.
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